Starten met Ringphone telesecretariaat: makkelijker dan je denkt
Nieuwe software leren kennen is altijd wennen. Daarom helpen we je graag van a tot z bij je start met Ringphone. We vertellen jou meer over hoe de onboarding verloopt. En wat de mogelijkheden zijn indien je al een online agendasysteem gebruikt.
Ringphone
Dat is niet meer gestoord worden tijdens je consultaties
Vertrouw je telefoon én je zorgen toe aan Ringphone, het medische telesecretariaat voor huisartsen, specialisten en andere zorgverleners.
Zo start je in 6 stappen met Ringphone telesecretariaat
Wanneer je beslist om op te starten met Ringphone, gaan we meteen aan de slag om jouw praktijk en werkwijze beter te leren kennen. Zo bepalen we samen met jou hoe wij jou het best kunnen bijstaan zodat je in alle vertrouwen jouw patiënten aan ons kan toevertrouwen.
Start onboarding
Afhankelijk van de dringendheid kan je binnen de week aan de slag met Ringphone.
De Ringphone aanpak bestaat uit drie aspecten:
- Jouw praktijkwerking en wensen,
- Een online agendasysteem,
- en een team van gedreven Ringphone medewerkers die jouw patiënten telefonisch vakkundig te woord staan.
Online vragenlijst invullen
Om jouw praktijk volledig te doorgronden, leiden we je doorheen een online vragenlijst. Aan de hand van enkele eenvoudige vragen weten we perfect hoe we bovenstaande zaken perfect op mekaar af te stemmen.
Zo brengen we de volgende zaken in kaart:
- agendaregeling
- informatie rond het effectief telefonisch doorschakelen en
- welke richtlijnen onze operatoren dienen te volgen in bepaalde situaties.
Configuratie agenda
Geen telesecretariaat zonder een online agenda. Hiervoor zijn er 3 mogelijkheden:
- een nieuwe online agenda configureren (maandelijkse licentie gratis inbegrepen),
- jouw huidige agenda overzetten naar ons agendasysteem,
- of eventueel jouw bestaande agenda koppelen aan onze telesecretariaatsoftware.
Aan de hand van de antwoorden in de vragenlijsten stellen we in wanneer patiënten een afspraak kunnen inplannen, welke arts(en) op welk momenten beschikbaar zijn, jouw praktijk gesloten is,… met andere woorden alles wat nodig is om jouw agenda volledig op maat klaar te zetten.
Heb je reeds een online agenda, dan zorgen wij ervoor dat we je huidige agenda overzetten naar MyOrganizer (het agendasysteem van Ringphone) of koppelen aan onze telesecretariaatsoftware. Wij nemen hiervoor contact op met de leverancier van je huidig agendasysteem. Je hoeft hiervoor zelf dus niets te doen.
Draaiboek voor medewerkers
In een draaiboek leggen we vast hoe onze medische secretariaatsmedewerkers moeten reageren in urgente situaties, voor welke patiëntenvraag ze al dan niet mogen doorschakelen naar jou,… alles op maat van jouw wensen. Dit doorlopen we met het ganse team. Zo ben je zeker dat jouw patiënten geholpen worden zoals jij het wil.
Werk je in een groepspraktijk, dan stellen we voor iedere arts apart een draaiboek samen, indien wenselijk.
Klaar voor de start
Het is zover! Langs onze kant staat alles klaar om van start te gaan. We contacteren jou om de laatste praktische richtlijnen mee te geven en vanaf dan staan onze operatoren patiënten te woord wanneer je maar wil. Je hoeft letterlijk enkel nog op de knop te drukken.
Hallo met Ringphone, hoe gaat het ermee?
Een week na de opstart contacteren we je voor het geven van de eerste feedback. Verloopt alles zoals verwacht? Wat ging er goed? Wat ging minder goed?
Twee weken later zijn we er nog een keer om te polsen hoe Ringphone past binnen de werking van jouw praktijk. Zijn er afspraken die anders moeten, zijn er zaken uit het draaiboek die aangepast moeten worden,… We bespreken dit en sturen bij waar nodig. Zo ben je zeker dat niet enkel je patiënten op ons kunnen rekenen, maar zéker ook jij. Want daar gaan we voor, een vlotte samenwerking!
Nogmaals welkom bij Ringphone!
Start nu met Ringphone telesecretariaat
Klaar om net als 3.425 andere zorgverleners je patiënten toe te vertrouwen aan het Ringphone-team? Een team van gedreven en vriendelijke medewerkers met medische kennis.
Deze zorgverleners gingen je al voor
Ringphone was een redder in mijn groeiende praktijk.
"Bedankt om dat zo goed op te volgen! Ik ben zeer tevreden! Het is een zaligheid om rustig te kunnen doorwerken zonder storende telefoons. Mijn stressniveau is een pak gezakt sinds ik met jullie samenwerk en daar ben ikzelf zeer blij mee, maar ook mijn gezin.”"
Dokter Hans Gesquiere
Huisarts
Ringphone is steeds dichtbij.
“Ik verbaas me steeds over de snelheid en correctheid waarmee jullie vragen beantwoorden en opdrachten opvolgen. Hoe jullie het doen weet ik niet maar het is fantastisch.”
Dokter Frank Campaert
Dermatoloog
De 10 meestgestelde vragen over Ringphone
Wanneer kan ik gebruik maken van een telesecretariaat?
Ringphone is geopend op weekdagen van 8u tot 20u en op zaterdag van 9u tot 12u. Enkel op wettelijke (Belgische) feestdagen is het telesecretariaat gesloten.
Moeten mijn patiënten een ander telefoonnummer gebruiken?
Neen. Patiënten kunnen blijvend uw gekend en vertrouwd praktijknummer bellen. U ontvangt van Ringphone wel een persoonlijk doorschakelnummer. Op die manier kan de telefoon doorgeschakeld worden op de diensten van Ringphone wanneer u het wenst.
Kan ik Ringphone testen?
Jazeker. Je kan Ringphone zonder problemen en vrijblijvend uittesten. Aangezien het uitrollen van het telesecretariaat echter een grote impact heeft op het team en de workload, kan dat wel niet kosteloos. Meer weten >
Ik heb tijdelijk extra ondersteuning nodig, kan dat?
Uiteraard kunt u bij Ringphone ook terecht voor een tijdelijke ondersteuning. We behandelen uw oproepen met dezelfde zorg, of het nu een kortstondige dan wel langdurige ondersteuning betreft. Meer weten >
Hoe worden mijn patiënten begroet?
Door het unieke doorschakelnummer dat u van Ringphone ontvangt, kan de telefoon aangenomen worden volgens uw wensen. Bovendien kan ook een persoonlijke wacht- en nachtboodschap voor u ingesteld worden.
Wat als ik al een online agenda heb?
Dit is helemaal geen probleem. Ook dan kan je bij Ringphone terecht om gebruik te maken van onze diensten. Ringphone werkt met verschillende externe agendasystemen samen, o.a. Progenda, Doctena, Introlution, Medici, KWS, Hospiview en Health Appointment.
Teken ik meteen in voor een jaar?
De eerste maand kan Ringphone vrijblijvend uitgetest worden. Indien jij dit een interessante samenwerking vindt, wordt het contract getekend. Vervolgens gelden onze algemeen geldende voorwaarden waarover u meer informatie vindt via volgende link https://www.ringphone.com/privacy-centrum/algemene-voorwaarden
Wat kost een telesecretariaat?
Een telesecretariaat hoeft zeker niet duur te zijn. Bij Ringphone betaalt een dokter per verwerkte oproep en niet per seconde. Het maakt bijgevolg geen verschil of je nu veel of weinig doorschakelt op onze diensten. Ringphone staat voor een correcte en transparante prijs afgestemd aan de wensen of noden van jouw praktijk. Meer informatie